Busko – Zdrój, dnia 02.04.2026 r.

Do: Wszystkich Kontrahentów / Dostawców i Usługodawców

INFORMACJA

Dotyczy: Obowiązku identyfikacji Jednostek Organizacyjnych w polu Podmiot3 struktury KSeF

Szanowni Państwo,

W związku z procesem cyfryzacji obiegu dokumentów finansowych w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF), przypominamy o bezwzględnym obowiązku wskazywania danych Jednostki Organizacyjnej (Odbiorcy) w polu Podmiot3 struktury logicznej FA(3) e-faktury.

Należy podkreślić, że choć nabywcą w sensie prawnym (podatnikiem VAT) jest jednostka samorządu terytorialnego (Gmina Busko - Zdrój), to rzeczywistym nabywcą, płatnikiem oraz dysponentem środków jest konkretna jednostka budżetowa (np. szkoła, przedszkole, żłobek, ośrodek pomocy społecznej, urząd). Wynika to z faktu, że jednostki te, na mocy ustawy o finansach publicznych:

• posiadają odrębność finansową i własne plany finansowe,
• prowadzą samodzielne i odrębne systemy księgowe,
• dysponują własnymi rachunkami bankowymi, z których dokonują płatności.

Brak wypełnienia pola Podmiot3 uniemożliwia realizację płatności z następujących przyczyn:

1. Brak możliwości jednoznacznego przypisania dokumentu: W systemie KSeF wszystkie faktury wystawione na NIP Gminy trafiają do jednego „zbioru”. Bez oznaczenia Podmiotu3, administracja samorządowa nie ma możliwości technicznej ani prawnej, aby jednoznacznie przypisać dany koszt do konkretnej jednostki. W sektorze finansów publicznych procesowanie dokumentów nie może opierać się na domniemaniach czy przypuszczeniach co do podmiotu odpowiedzialnego za obowiązek zapłaty czy przeznaczenia zakupu.
2. Naruszenie autonomii dysponentów budżetu: Każda jednostka organizacyjna odpowiada za własny budżet. Faktura, która nie zawiera identyfikacji jednostki w polu Podmiot3, nie może być „widoczna” w systemie finansowo-księgowym danej jednostki, co de facto uniemożliwia jej merytoryczne zatwierdzenie i opłacenie przez właściwego dyrektora/kierownika.
3. Wymogi ustawy o rachunkowości oraz finansach publicznych: Każdy dowód księgowy musi być rzetelny i kompletny. Faktura ustrukturyzowana pozbawiona wskazania rzeczywistego odbiorcy (Podmiot3) jest z punktu widzenia JSFP dokumentem niekompletnym, uniemożliwiającym zachowanie ścieżki audytu oraz prawidłowe ujęcie w księgach rachunkowych danej jednostki budżetowej.

W związku z powyższym informujemy, że faktury wystawione wyłącznie na dane JST (Gminy), bez precyzyjnego wskazania jednostki budżetowej w polu Podmiot3, będą uznawane za dokumenty uniemożliwiające identyfikację zobowiązania. Może to skutkować opóźnieniami w płatnościach, za które nasza jednostka nie będzie ponosić odpowiedzialności, oraz koniecznością wystawiania faktur korygujących przez Państwa firmę w oparciu o art. 106j ustawy VAT.

Prawidłowy schemat adresowania w przypadku Gminy Busko – Zdrój (dotyczy zakupu przez szkołę):

• Podmiot2 (Nabywca): Gmina Busko – Zdrój, al. Mickiewicza 10; 28 – 100 Busko – Zdrój; NIP 655 – 187 - 96 – 46;
• Podmiot3 (Odbiorca/Płatnik): Pełna nazwa jednostki organizacyjnej (np. Publiczna Szkoła Podstawowa Nr …. w Busku – Zdroju; adres szkoły, NIP szkoły)

Prawidłowy schemat adresowania w przypadku Gminy Busko – Zdrój (dotyczy zakupu przez urząd):

• Podmiot2 (Nabywca): Gmina Busko – Zdrój, al. Mickiewicza 10; 28 – 100 Busko – Zdrój; NIP 655 – 187 - 96 – 46;
• Podmiot3 (Odbiorca/Płatnik): Urząd Miasta i Gminy w Busku – Zdroju, al. Mickiewicza 10; 28 – 100 Busko – Zdrój; NIP 655 – 10 – 05 – 568.

Dane JST oraz Jednostek są dostępne na stronie GUS.

Wskazanie danych odbiorcy (w elemencie Podmiot 3) jako jednostki organizacyjnej bezpośrednio dokonującej zamówienia, umożliwia bezpośrednie przekierowanie faktury do realizatora i przyspiesza proces jej płatności.

Dodatkowo w celu usprawnienia identyfikacji i obiegu dokumentów, zaleca się zamieszczanie w polach opisu i polach dodatkowych, na fakturach ustrukturyzowanych (KSeF), informacji takich jak: numer umowy, zlecenia lub nazwa wydziału zamawiającego.

Liczymy na Państwa zrozumienie i dostosowanie systemów sprzedażowych do powyższych wymogów, co pozwoli na sprawną i terminową realizację Państwa należności.

Wykaz jednostek organizacyjnych objętych wspólnym rozliczaniem podatku VAT